A primeira delas é a aba Dados Cadastrais, responsável por concentrar as informações principais do vendedor utilizadas pelos demais processos do sistema.
Ao iniciar um novo cadastro, o sistema realiza automaticamente algumas definições iniciais para agilizar o processo de preenchimento:
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o código é gerado automaticamente pelo sistema. Contudo, existe a possibilidade de configurar o Guardian para que esse código seja preenchido manualmente pelo usuário, funcionalidade normalmente utilizada em situações específicas ou em empresas que desejam manter padronizações próprias de numeração;
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o campo “Ativo” já vem marcado por padrão, indicando que o cadastro estará habilitado para utilização no sistema. Para inativar o cadastro, basta desmarcar a opção correspondente. Quando desabilitado, o campo passa a ser exibido na cor vermelha, facilitando sua identificação;
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deverá ser definido se o vendedor será cadastrado como Pessoa Física ou Pessoa Jurídica. Por padrão, o sistema já apresenta a opção Pessoa Física selecionada. Dependendo do tipo de pessoa escolhido, determinados campos poderão ser habilitados ou desabilitados automaticamente pelo sistema;
Figura: Interface de Cadastro de Vendedor - apresentação da aba dados cadastrais.
Quando o cadastro for de uma 'pessoa jurídica' o campo CNPJ será habilitado para preenchimento.
O campo Inscrição Municipal armazena o número de registro da empresa junto à Prefeitura Municipal, sendo uma informação utilizada em processos fiscais, validações cadastrais e operações relacionadas à prestação de serviços e tributações municipais.
Já o campo Inscrição Estadual armazena o número de registro da empresa junto à Secretaria da Fazenda Estadual. Essa informação é amplamente utilizada em processos fiscais, emissão de documentos fiscais e validações tributárias realizadas pelo sistema.
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os campos obrigatórios deverão ser preenchidos antes da gravação do cadastro. Caso existam informações obrigatórias não preenchidas, o sistema apresentará uma notificação de alerta, impedindo a gravação até que os dados necessários sejam informados.
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O Código é numérico pois o sistema não aceita Alfanuméricos para códigos.
Os campos de preenchimento obrigatório são destacados na cor azul, facilitando sua identificação durante o processo de cadastro
Já os campos destacados na cor amarela indicam o posicionamento atual do cursor, auxiliando o usuário na navegação e no preenchimento das informações na tela.
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Nome / Razão Social : Permite informar o nome do vendedor quando Pessoa Física ou Razão Social quando Pessoa Jurídica.
Flag Terceirizado: Campo que permite sinalizar que o vendedor é terceirizado não sendo portanto funcionário direto da empresa.
CRC: O campo Conselho Regional de Contabilidade (CRC) é destinado ao preenchimento do código de registro do contador responsável pela empresa junto ao conselho de contabilidade.
Para que essas informações sejam utilizadas corretamente pelo sistema, o contador deverá estar previamente cadastrado como colaborador e posteriormente vinculado ao cadastro da filial correspondente. Esse vínculo é necessário para geração de obrigações fiscais e arquivos do SPED, garantindo que as informações do contador responsável sejam apresentadas corretamente nos registros fiscais e contábeis exigidos pelos órgãos competentes.
Contrato / Registro: Campo destinado à identificação do número de registro ou contrato do vendedor na empresa.
Data de Cadastro: Data em que o vendedor foi cadastrado no sistema.
Início Atividades: Data em que o vendedor iniciou efetivamente suas atividades operacionais.
Término Atividades: Data utilizada para informar encerramento das atividades do vendedor na empresa.
Cargo: Campo utilizado para informar a função ou cargo exercido pelo vendedor. Essa informação pode ser cadastrada ou alterada diretamente nesta tela, sem a necessidade de cadastro prévio em outra rotina do sistem.
Figura: Interface de Cadastro de Vendedor - apresentação do campo Cargo que pode ser incluído pela própria tela.
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Diferentemente da função de Comprador, que exige a marcação da flag "Comprador" no cadastro de cargos para habilitar as rotinas relacionadas às compras, a função de Vendedor não requer nenhuma marcação específica nessa tela.
Isso ocorre porque, ao realizar o cadastro do colaborador na tela de Cadastro de Vendedores, o sistema automaticamente reconhece sua função e disponibiliza as funcionalidades necessárias para a execução das atividades de venda.
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Supervisor: Campo utilizado para vincular o responsável direto ou supervisor do vendedor cadastrado. O supervisor deverá estar previamente cadastrado no sistema, NÃO sendo possível realizar esse cadastro diretamente nesta tela.
Figura: Interface de Cadastro de Vendedor - apresentação do campo Supervisor que não pode ser incluído pela própria tela.
Dados Referentes à Pessoa Física
Os dados referentes à pessoa física correspondem às informações pessoais do vendedor, como estado civil, sexo, data de nascimento, RG, entre outros dados cadastrais complementares.
Essas informações são normalmente preenchidas quando o vendedor cadastrado é uma pessoa física e quando a empresa deseja manter um cadastro mais completo e detalhado dentro do sistema.
O preenchimento desses campos é opcional, não sendo obrigatório para utilização das rotinas operacionais do sistema.
Figura: Interface de Cadastro de Vendedor - apresentação dos dados de pessoa física.
Filial: Campo utilizado para definir a qual filial o vendedor está vinculado, sendo utilizado principalmente em empresas que possuem múltiplas filiais cadastradas no sistema.
Figura: Interface de Cadastro de Vendedor - apresentação do campo Filial, dentro do cadastro de vendedor.
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Apesar desta tela disponibilizar os campos de inclusão, alteração e exclusão habilitados, não é permitida a realização dessas operações diretamente pelos usuários.
O cadastro de filiais é considerado uma rotina sensível e possui diversas particularidades fiscais, operacionais e estruturais que podem impactar diretamente o funcionamento do sistema e das obrigações da empresa.
Por esse motivo, qualquer necessidade de criação, alteração ou habilitação de filiais deverá ser previamente alinhada e realizada com acompanhamento da equipe responsável.
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